در صنعت هتلداری معمولا با واژگانی در ارتباط هستید، که اطلاع از آن برای هر مدیر هتل یا گردشگری که قصد اقامت در هتل را دارد، مخصوصا در مسافرت‌های خارجی، الزامی است. یک مورد از این واژگان که کاربرد بسیار بالایی دارد، واچر یا ووچر هتل است.

واچر یکی از پر کاربردترین اصطلاحات گردشگری محسوب می‌شود. در واقع واچر نوعی سند اثبات کننده پرداخت هزینه از جانب شما به آژانس هواپیمایی، هتل، خرید تور و سایر خدمات گردشگری است. واچر هتل (کانفرم هتل) یکی از اصلی‌ترین مدارکی است که باید در هنگام چک - این به مسئول پذیرش هتل ارائه شود و از اهمیت زیادی برخوردار است. این برگه تاییدیه هتل به شما کمک می‌کند تا اتاقی که پیش از مسافرت رزرو کرده اید را در اختیار داشته باشید. در ادامه به توضیح بیشتر و اطلاعات کاملتری از کانفرم یا همان واچر هتل می پردازیم. با مجله سپهرسیر همراه شوید. 

واچر هتل چیست؟

به تاییدیه‌ای که بعد از رزرو هتل از سوی متصدی رزرو صادر می‌شود، واچر هتل می‌گویند. برگه تاییدیه هتل شامل اطلاعاتی پیرامون هتل، میهمانان و اطلاعاتی نظیر نام میهمانان، زمان ورود و خروج آن ها و ... است. به عبارت دیگر زمانی که شما اقدام به رزرو هتل می‌کنید و هزینه آن را به صورت آنلاین و یا با روش های دیگر می‌پردازید، رسیدی در قالب یک سند به شما داده می‌شود، اما مبلغ پرداختی شما در آن قید نمی‌گردد. این رسید واچر هتل نامیده می‌شود.

 یکی از مهم‌ترین نکاتی که در دریافت کانفرم هتل باید به آن توجه داشت این است که نام موجود در آن باید با نام موجود در پاسپورت یکی باشد، زیرا شما هنگام ورود به هتل باید این تاییدیه را به پذیرش هتل تحویل دهید و تنها طبق ارائه این مدرک می‌توانید از اتاق رزرو شده خود استفاده کنید. دریافت واچر هتل به دو صورت انجام می‌پذیرد. 

شخص می‌تواند پیش از سفر خود هر هتلی را که دوست دارد را رزرو کرده و از آن رسید و تاییده دریافت کند. معمولا این رسید به صورت ایمیل در اختیار وی قرارمی‌گیرد؛ و یا اینکه از طریق آژانس‌های گردشگری اقدام به رزرو هتل کند که در این صورت این رسید در اختیار آژانس قرار می‌گیرد. شما می‌توانید با رزرو اینترنتی هتل از سپهرسیر اقامتی آسان در هر شهر یا کشور را تجربه کنید. 

اطلاعات موجود در واچر هتل

هر واچر هتل دربردارنده اطلاعات فراوانی پیرامون هتل و میهمانان آن است، این اطلاعات عبارتند از:

• اطلاعات مربوط به آژانس گردشگری که از طریق آن اقدام به رزرو هتل کرده‌اید.
• شماره کانفرم هتل یا رسید  رزرو هتل: این شماره در قالب یک کد مخصوص در کانفرم هتل ثبت می‌شود. 
• تمامی اطلاعات مسافران بدون کمترین خطا: دقت کنید که این اطلاعات به درستی درج شده باشد تا پس از سفر با مشکل رو به رو نشوید.
• اطلاعات مربوط به رزرو هتل و تاریخ ورود و خروج مسافران.
• اطلاعات مربوط به زمان چک این و چک اوت
• اطلاعات مربوط به هتل نظیر آدرس دقیق هتل، تعداد اتاق‌ها، نوع اتاق رزرو شده و ... 
• همچنین اطلاعاتی از قبیل نوع اقامت و خدمات از قبیل فول برد، هاف برد، اقامت به همراه صبحانه، ترانسفر، گشت و ...
• و اطلاعاتی شامل قوانین و مقررات هتل.

باید تمامی اطلاعات فوق به درستی در برگه تاییدیه هتل ثبت شود تا بتوانید اقامتی راحت و بدون دغدغه در هتل مورد نظرتان داشته باشید.

رزرو هتل 

گاهی شما طبق یک برنامه‌ریزی مشخص و دقیق قصد رفتن به مسافرت را دارید در این حالت به سادگی می‌توانید هر هتلی را که دوست دارید برای اقامت خود انتخاب کنید، اما در مواقعی که سفر شما قطعی نیست و یا اینکه زمان سفرتان مشخص نیست هم می‌توانید تنها با پرداخت مبلغ اندکی هتلی که قصد اقامت در آن را دارید رزرو کنید.
در این حالت شانس حضور در هتل مورد نظرتان را از دست نخواهید داد. اگر هم برنامه سفرتان کنسل شد ضرر زیادی نخواهید دید. شما می‌توانید با رزرو اینترنتی هتل از سپهرسیرو دریافت برگه تاییدیه هتل در هر زمان و مکانی از امکانات هتل مورد علاقه خود بهره‌مند شوید.

شکل ظاهری واچر هتل 

یکی از مسائلی که باید به آن توجه داشت عدم تشابه واچرها با یکدیگر است. در واقع هیچ الزامی برای شباهت آن ها به یکدیگر وجود ندارد، ممکن است شکل ظاهری واچر هتل یک هتل با هتل دیگر کاملا متفاوت باشد و هرهتل برگه تاییدیه مخصوص خودش را داشته باشد. این امر کاملا طبیعی است، اما نکته حائز اهمیت در برگه تاییدیه هتل، مطالب و اطلاعات داخلی آن است. تمامی واچرها باید دارای اطلاعات ذکر شده فوق باشند، اگرچه تفاوت ظاهری واچرها مهم نیست اما یکسان بودن اطلاعات آن‌ها امری مهم است و باید به آن توجه شود.

زبان واچر هتل

معمولا برای رزرو هتل در داخل کشور و یا خارج آن، واچر هتل به زبان بین المللی انگلیسی نیز صادر می‌شود. اگر شما قصد رزرو هتلی را در ایران دارید به این دلیل که این هتل داخلی است دیگر واچر به صورت انگلیسی صادر نمی‌شود، زیرا نیازی به انجام این کار نیست.
اما اگر قصد رزرو هتلی خارج از ایران را داشته باشید برگه تاییدیه هتل حتما به زبان انگلیسی خواهد بود. 

قیمت و امکانات اتاق رزرو شده

گاهی با اختلاف بالایی در قیمت اتاق‌های یک هتل مواجه می‌شویم، اما اصلا تعجب نکنید، زیرا این امر کاملا منطقی است. تفاوت اتاق‌های یک هتل از نظر امکانات، ویو، مساحت و ... سبب ایجاد این تفاوت قیمت می‌شود.
  بدون شک اتاق‌هایی که قیمت‌های بسیار پایینی دارند امکانات کمتری دارند و بالعکس. برای رزرو اتاق اصلانگران نباشید. اگر‌ اتاقی دارای مشکل یا شرایط بدی باشد قطعا آژانس گردشگری و یا هتل این مسئله را با شما در میان خواهند گذاشت، زیرا هیچ هتلی برای دریافت مقداری سود بیشتر حاضر نیست در بین رقبا و مشتریان خود بدنام شود. 

 نکته بعدی پیرامون رزرو اتاق این است که اگر بنا به هر دلیلی اطلاعات ثبت شده با اطلاعات اتاق رزرو شده یکسان نباشد، هتل موظف است که اتاقی با اطلاعات درج شده در واچر هتل به شما ارائه دهد و اگر هیچ یک از اتاق‌های هتل مطابق با اطلاعات موجود در واچر شما نباشد، متصدی پذیرش وظیفه دارد که هزینه شما را مرجوع کند. شما می‌توانید با رزرو اینترنتی هتل از سپهرسیر آرامش و آسایش سفر را برای خود و عزیزانتان تضمین شده بدانید.

نکات مربوط به واچر هتل و ارائه آن به سفارت 

با توجه به افزایش تعداد مسافران بین المللی، دولت ها در مقوله صدور ویزا هوشیارتر و سخت‌گیرتر از گذشته عمل می‌کنند و سعی بیشتری در امر نظارت بر ورود و خروج گردشگران بین المللی دارند. به همین دلیل دریافت ویزا از سفارت دیگر مانند سال‌های گذشته کار آسانی نیست، بلکه شرایط و ضوابطی دارد که بر مقررات آن افزوده شده است و این شرایط و قوانین روز به روز در حال افزایش است. ارائه واچر هتل برای اخذ ویزا یکی از این قوانینی است که در ادامه به چگونگی و تاثیر آن برای دریافت ویزا از سفارت می‌پردازیم: 

• پس از قطعی شدن رزرو و صدور برگه تاییدیه هتل، حتما اطلاعات موجود در رسید را با اطلاعات اتاق رزرو شده مطابقت دهید، زیرا زمانی که برای اقامت به هتل می‌روید اتاقی در اختیار شما قرار می‌گیرد که اطلاعات آن در واچر ثبت شده باشد.
• واچر هتل به دو زبان انگلیسی و فارسی صادر می‌شود که واچر انگلیسی مختص سفرهای خارجی است.
• در سفرهایی که ملزم به دریافت ویزای شینگن هستید، باید قبل از صدور ویزا، هتل مورد نظر خود را رزرو کنید و برگه تاییدیه هتل را دریافت نمایید، زیرا در چنین سفرهایی باید واچر را به سفارت ارائه دهید. این واچر که سند اثبات رزرو هتل می‌باشد باید به صورت کاملا رسمی ارائه شود تا با ویزای شما موافقت گردد. در صورت بروز هر گونه مشکل در واچر هتل، سفارت به شما ویزا نخواهد داد. 
• یکی از نکاتی که برای رزرو هتل‌های خارجی باید به آن توجه شود این است که هتل رزرو شده باید در مرکز شهر باشد، پس تا می‌توانید از رزرو هتل‌های حومه شهر خودداری کنید. این نکته یکی از مسائل مهم برای سفارت محسوب می‌شود.
• فراموش نکنید که در هنگام ارائه واچر هتل به سفارت، رسید پرداختی خود را به همراه داشته باشید، زیرا امکان دارد که سفارت آن را از شما درخواست نماید.

اصطلاحات پر کاربرد در رزرو هتل

همان طور که پیشتر گفته شد، در صنعت هتلداری اصطلاحات زیادی وجود دارد. دراین قسمت با پرکاربردترین این واژگان آن، آشنا خواهیم شد.

•  ADR  مخفف کلمه (Average Daily Rate) به معنی نرخ متوسط روزانه است.
• BE  مخفف کلمه (Booking Engine) است. کاربرد آن در سایت‌های هتلداری است و برای ارائه نرخ تخفیف و رزرواسیون استفاده می‌شود.
•   CRS سیستم رزرواسیون مرکزی  (Central Reservation System) که برای رزور اتاق و یا سایر خدمات هتل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
•  DEC شخصی که رزروها را ثبت سیستم می‌کند، منشی ورود اطلاعات (Data Entry Clerk) نام دارد.

با توجه به تعریف و اهمیت واچر هتل در سفر به ویژه سفرهای خارجی، پیشنهاد می‌شود برای داشتن سفری بدون دغدغه و ایمن، تمامی موارد فوق را بدون کمترین اشتباه رعایت کنید. ترجیحا سعی کنید در زمان دریافت واچر هتل، آن را همان لحظه بررسی کرده و در صورت وجود مشکل، فورا آن را پیگیری نمایید. عموما در این حالت، مشکل به وجود آمده با سرعت بیش‌تری برطرف شده و نیازمند صرف زمان مجدد برای رفع مشکل نیست. شما می‌توانید با رزرو اینترنتی هتل از سپهرسیر، سنگینی و استرس این مسئولیت خطیر را بر دوش آژانس گردشگری سپهرسیر با تجربه‌ای بالا و تیم حرفه‌ای قرار دهید و با آرامش خیال به رویای شیرین سفرهای خود بیاندیشید. اگر همین الان قصد سفر کردید، می توانید با همکاران ما تماس گرفته و از جزئیات پروزها و هتل‌های مقصدتان مطلع شوید. 

سپهرسیر | مرجع خرید بلیط هواپیما  بلی